INVENTARISASI BAHAN PUSTAKA
Disusun untuk Memenuhi Tugas Kelompok pada Matakuliah Pengembangan
Koleksi
Disusun Oleh Kelompok 7 :
Ramadan Saukani C
Ramadhan
Andoyadi
Achmad Bachrudin
Achmad Bachrudin
Aslam Hafiz
PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS TANJUNGPURA
2016
Kata Pengantar
Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah
SWT. yang telah memberikan kekuatan dan ketabahan bagi hamba-Nya. Serta memberi
ilmu pengetahuan yang banyak agar kita tidak merasa kesulitan. Tujuan penulisan
makalah ini yaitu memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Koleksi.
Dalam penyusunan makalah ini penulis banyak
mendapat bantuan dan sumbangan pemikiran, serta dorongan dari berbagai pihak,
oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada Pengembangan Koleksi
Tatik Hartatik, M.IP.
Penulis mengharapkan kritik dan saran demi
kesempurnaan makalah selanjutnya. Semoga makalah ini bermanfaat.
Pontianak, September 2016
Penulis
Keberadaan
bahan pustaka dalam suatu lembaga akan sangat berarti bila perpustakaan itu
dapat menunjang tujuan dan program-program dari lembaga dimana perpustakaan
bernaung. Misalnya saja, eksistensi suatu perpustakaan sekolah dapat menunjang
kurikulum sekolah tersebut. Dengan sendirinya berdiri bahwa tujuan perpustakaan
haruslah diselaraskan dengan tujuan sekolah tersebut. Di dalam suatu
perpustakaan tidak akan pernah lepas dari unsur bahan pustaka. Perpustakaan
mempunyai tugas untuk menghimpun pengetahuan, pengalaman dan ide-ide manusia
yang dituangkan dalam tulisan baik tercetak ataupun tidak tercetak. Karena
itulah maka koleksi perpustakaan yang ada pada suatu perpustakaan yang ada pada
suatu lembaga harus dibina oleh pustakawan dengan baik, salah satunya dalam
kegiatan inventarisasi bahan pustaka, dan pembuatan laporan pengembangan
koleksi.
1.
Apa itu inventarisasi
bahan pustaka?
2.
Apa itu buku induk?
3.
Bagaimana langkah-langkah
inventarisasi?
4.
Apa itu inventarisasi
bahan pustaka secara elektronik?
1. Mengetahui
tentang inventarisasi bahan pustaka
2. Mengetahui
tentang buku induk
3. Mengetahui
langkah-langkah inventarisasi
4. Mengetahui
inventarisasi bahan pustaka secara elektronik
Ada
pepatah yang mengatakan bahwa perpustakaan adalah gudangnya ilmu pengetahuan,
maka tidak bisa dipungkiri lagi bahwa perpustakaan merupakan komponen utama
dalam menghadapi kemajuan ilmu pengetahuan yang perlu dipersiapkan, dikeloladan
diayagunakan seoptimal mungkin.
Mendengar
kata perpustakaan, orang biasanya langsung membayangkan sederetan buku-buku di
dalam rak. Bayangan seperti ini ada benarnya, karena di perpustakaan tersimpan
sejumlah bahan pustaka yang disusun secara teratur berdasarkan aturan yang
telah ditentukan berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Menurut buku
Peraturan Katalogisasi Indonesia (1996 : 159), bahan pustaka adalah suatu
dokumen atau set dokumen-dokumen dalam bentuk fisik apa saja, diterbitkan,
dikeluarkan, atau diolah sebagai bentuk fisik apa saja, diterbitkan,
dikeluarkan, atau diolah sebagai suatu kesatuan dan dengan demikian merupakan
dasar untuk suatu deskripsi bibliografis tunggal.
Bahan
pustaka yang ada diperpustakaan biasanya berasal dari pembelian sumbangan,
hadiah atau tukar menukar. Sebelum bahan pustaka digunakan haruslah terlebih
dahulu didaftarkan dalam buku induk perpustakaan. Kegiatan pendaftaran koleksi
inilah yang disebut bahan pustaka ini dapat dilakukan secara manual atau
elektronik. Yang membedakan keduanya yaitu pada media yang digunakan dalam
proses pencatatan data koleksi. Bila dilakukan secara manual, proses pencatatan
data koleksi dilakukan secara manual ke dalam buku induk atau buku inventaris.
Pada inventaris. Pada inventarisasi bahan pustaka yang dilakukan secara elektronik,
proses pencatatan data koleksi menggunakan bantuan komputer setelah semua bahan
pustaka terdaftar dalam buku induk, dibuatlah laporan pengembangan koleksi
perpustakaan untuk mengetahui jumlah koleksi di perpustakaan itu bertambah atau
berkurang. Oleh karena itu, sebelum membuat laporan terlebih dahulu kita perlu
memahami tentang pengertian inventarisasi bahan pustaka dan buku induk.
Inventarisasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
adalah, pencatatan atau pendaftaran milik kantor (sekolah, rumah tangga, dan
lain-lain) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. Pengertian lainnya,
pencatatan atau pengumpulan data tentang kegiatan, hasil yang dicapai dan
lain-lain.
Inventarisasi bahan pustaka merupakan
suatu kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima oleh suatu
perpustakaan ke dalam buku induk atau buku inventaris perpustakaan menyangkut
semua data bibliografi yang sesuai dengan kebutuhan pelaporan dan database, sebagai tanda bukti
perbendaharaan atau pemilikan perpustakaan.
Inventarisasi merupakan salah satu
kegiatan yang harus dikerjakan oleh petugas di perpustakaan sebelum bahan
pustaka itu diproses di bagian pengolahan. Adapun tugas bagian inventarisasi
adalah menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah
ditetapkan.
Pada intinya, kegiatan inventarisasi bahan
pustaka itu adalah kegiatan pencatatan semua bahan pustaka milik perpustakaan
yang dilakukan oleh petugas perpustakaan atau pustakawan. Kegiatan inventarisasi
bahan pustaka bila dijabarkan terdiri dari tiga tahap, yaitu :
a. Pemberian
cap / stempel kepemilikan perpustakaan
b. Pemberian
nomor inventaris buku / nomor induk buku
c. Pencatatan
data koleksi ke dalam buku induk atau buku inventaris
Beberapa
perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan inventarisasi bahan
pustaka, yaitu :
·
Buku induk atau buku
inventarisasi, berisi kolom-kolom yang berhubungan dengan bahan pustaka
seperti; judul buku, pengarang, penerbit, tahun terbit dan lain-lain.
·
Cap / stempel
inventarisasi, berisi nama perpustakaan yang bersangkutan kolom inventaris,
tahun dan tanggal waktu buku itu dicatat dalam buku inventaris.
Contoh :
·
Cap/stempel perpustakaan,
berisi nama, alamat dan simbol perpustakaan yang bersangkutan.
|
Apapun
jenis koleksi perpustakaan yang merupakan milik dan kekayaan perpustakan harus
dicatat dalam buku invetarisasi, yang disebut juga sebagai buku induk. Buku
induk merupakan sumber informasi tentang bahan pustaka yang merupakan kunci
perpustakaan itu sendiri (Suryana, S.,1982)
Buku
induk merupakan berkas resmi stok buku yang dimiliki perpustakaan. Buku induk
ini harus disimpan secara cermat dan tidak hilang karena buku induk
perpustakaan merupakan berkas dasar dari buku atau dokumen yang dimiliki
perpustakaan.
Buku induk berfungsi untuk :
1. Mendaftarkan
segala bahan pustaka yang ada di perpustakaan.
2. Mengetahui
jumlah bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.
3. Mengetahui
jumlah bahan pustaka pada tahun tertentu.
4. Menemukan
judul-judul bahan pustaka yang hilang atau rusak.
5. Mengetahui
asal atau sumber darimana bahan pustaka itu berasal.
6. Mengetahui
jumlah buku berdasarkan golongan.
Buku
induk dibuat berdasarkan urutan nomor. Dalam pencatatan ke buku induk bisa
digunakan buku besar yang terbagi atas kolom-kolom. Kolom-kolom tersebut
disediakan untuk menuliskan keterangan yang berkenaan dengan bahan pustaka yang
dimiliki antar lain memuat nomor urut, tanggal terima; nomor induk, pengarang,
judul, edisi, penerbit, tahun, asal, harga dan keterngan lainya.
Contoh
format buku induk untuk buku:
|
No.
|
Tgl, terima
|
No. Induk
|
Pengarang
|
Judul
|
Edisi
|
Penerbit
|
Tahun
|
Asal
|
Harga
|
No.Panggil
|
Ket
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Selain
buku induk untuk buku ada juga buku induk untuk majalah yang dijilid, dijurnal
dan buku induk untuk koleksi non buku.
Didalam
melakasanakan kegiatan inventarisasi bahan pustaka ada langkah-langkah yang
harus dilakukan:
a. Memeriksa
penerimaan, Buku yang diterima oleh perpustakaan terlebih dahulu diperiksa
kondisinya dalam keadaan baik atau ada kerusakan.
b. Memisahkan
buku yang tidak sesuai dengan pesanan.
c. Membuat
dan mengirimkan tanda bukti penerimaan buku
a. Stempel
perpustakaan.
b. Stempel
inventarisasi.
Stempel hendaknya tidak menghalangi
teks dan diusahakan di tempat yang mudah terlihat dan pada bagian-bagian yang
penting. Dimana stempel dibubuhkan tergantung pada kebijakan perpustakaan.
Biasanya stempel inventarisasi dibubuhkan dibelakang halaman judul, sedangkan
stempel perpustakaan pada sisi buku dan halaman-halaman rahasia.
3. Langkah pencatatan.
semua buku yang diterima dan telah
dibubuhi stempel dicatat dalam buku induk dengan mengisi kolom tanggal terlebih
dahulu. Setiap buku mendapatkan nomor induk/ nomor inventarisasi yang berlainan.
Nomor induk menandai setiap buku dan berguna untuk membedakan buku yang satu
dengan yang lainya. Bentuk nomor induk bermacam-macam tergantung kebijakan
masing-masing perpustakaan. Namun pada dasarnya nomor induk buku adalah nomor
urut dari semua buku yang ada di perpustakaan , mulai dari nomor 1 hingga nomor
terakhir buku yang dimiliki oleh perpustakaan. Dengan adanya nomor induk,
petugas perpustakaan mengetahui jumlah buku yang dimiliki perpustakaan.
Garis besar pencatatan mencakup:
a. Pencatatan
harus berdasarkan kronologis menurut tanggal penerimaan.
b. Buku
induk terdiri dari kolom dan lajur tertentu, diisi sesuai dengan bahan pustaka
yang diterima.
c. Tiap
buku mempunyai satu nomor induk.
d. Tiap tahun buku induk dapat dimulai dengan nomor
baru, tetapi juga dapat dilanjutkan dari tahun ke tahun.
e. jika
bukunya hilang, dicatat pada kolom keterangan.
Tatacara pencatatan pada buku induk:
a. Mencatat
bahan pustaka satu persatu, mulai dari penerimaan yang paling awal dengan
penerimaan yang paling akhir.
b. mencatat
mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang paling kecil,
dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya
setiap kali menerima bahan pustaka.
c. Kolom
tanggal diisi dengan tanggal pencatatan penerimaan bahan pustaka.
d. Kolom
nomor induk diisi dengan nomor induk buku (misalnya,001/2008,002/2008,...dan
seterusnya atau 08/0002,...dan seterusnya)
e. Kolom
pengarang diisi dengan nama pengarang dari bahan pustaka yang dicatat
f.
Kolom judul diisi dengan
judul bahan pustaka yang sedang dicatat
g. Kolom
edisi berisi keterangan edisi buku diterbitkan
h. Kolom
penerbit diisi dengan nama penerbit buku
i.
Kolom tahun diisi dengan
tahun penerbitan yang tercantum dalam buku
j.
Kolom ekseplar diisi
dengan keterangan jumlah eksemplar bahan pustaka
k. Kolom
harga satuan diisi dengan harga setiap bahan pustaka bila berasal dari
pembelian
l.
Kolom asal buku diisi
dengan keterangan nama toko buku, pembelian atau sumbangan
m. Kolom
nmor panggil diisi dengan nomor klasifikasi buku berdasarkan DDC
n. Kolom
keterangan diisi dengan keterangan yang diperlukan misalnya buku hilang
Inventarisasi
bahan pustaka secara elektronik yaitu kejutan pencatatan data koleksi yang dilakukan secara elektronik dengan
bantuan media komputer. Langkah-langkah pencatatan pada inventarisasi bahan
pustaka secara elektronik sama dengan langkah-langkah inventarisasi bahan
pustaka secara menual. Perbedaan hanya terletak pada proses pencatatannya.
Ada
beberapa program yang dapat digunakan untuk inventarisasi bahan pustaka secara
elektronik yang sederhana, diantaranya : MS Word MS Excel, dan MS Acces. Cara
penggunaan program tersebut yaitu dengan membuat label inventarisasi seperti
yang dirancang dalam invetarisasi secara menual, kemudian masing-masing kolom
pada label tersebut diisi seperti pengisian secara menual. Disamping itu saat
ini telah banyak program-program aplikasi komputer yang ditawarkan untuk
inventarisasi bahan pustaka secara elektronik yang sekaligus dapat digunakan
untuk katalogisasi penulusuran sirkulasi, dan pelaporan. Program-program
aplikasi komputer tersebut diantaranya : CD/ISIS, DYNIK, SIPISIS, dan
sebagainya. Inventarisasi bahan pustaka menggunakan program aplikasi komputer
tersebut yaitu data koleksi dimasukan, kemudian data disimpan. Setelah data
masuk, data dapat ditelusur dan ditampilkan sebagai katalog, atau dapat
ditampilkan dalam tabel seperti buku induk, dan kemudian dapat dicetak.
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
Pada
intinya, kegiatan inventarisasi bahan pustaka itu adalah kegiatan pencatatan
semua bahan pustaka milik perpustakaan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan
atau pustakawan. Kegiatan tersebut harus mengikuti aturan serta langkah-langkah
yang telah ditentukan. Dengan mengikuti perkembangan era teknologi yang sesuai
dengan zamannya.
Sebagai
pustakawan mau tidak mau harus bisa melakukan kegiatan inventarisasi bahan
pustaka. Pustakawan juga harus bisa kreatif dan invovatif. Sehingga bisa
memadukan inventaris perpustakaan dengan teknologi yang ada.
Daftar Pustaka
Damayanty. (2009). 2009. Inventarisasi
Bahan Pustaka Dan Pembuatan Laporan Pengembangan Koleksi.
Perpustakaan Nasional RI. (1992). Peraturan
Katalogisasi Indonesia. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.
Suryana, R. (1982). Membina
Perpustakaan Sekolah: pengantar teori dan praktek. Bandung: Paramartha.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar