MANAJEMEN PERPUSTAKAAN : ORGANISASI DAN ADMINISTRASI

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN : ORGANISASI DAN ADMINISTRASI

Disusun untuk Memenuhi Tugas Individu pada Matakuliah
Perpustakaan Umum dan Perpustakaan Khusus

Disusun Oleh :

Ramadhan Saukani (F0271151021)

PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS TANJUNGPURA

2017

Kata Pengantar

Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT. yang telah memberikan kekuatan dan ketabahan bagi hamba-Nya. Serta memberi ilmu pengetahuan yang banyak agar kita tidak merasa kesulitan. Tujuan penulisan makalah ini yaitu memenuhi tugas matakuliah Perpustakaan Umum dan Perpustakaan Khusus.

Dalam penyusunan makalah ini penulis banyak mendapat bantuan dan sumbangan pemikiran, serta dorongan dari berbagai pihak, oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada dosen Perpustakaan Umum dan Perpustakaan Khusus yaitu Sahidi, M.IP.

Penulis mengharapkan kritik dan saran demi kesempurnaan makalah selanjutnya. Semoga makalah ini bermanfaat.

Pontianak, Maret 2017

Penulis

Daftar Isi

Kata Pengantar. i

Daftar Isi ii

BAB I  PENDAHULUAN.. 1

A.     Latar Belakang. 1

B.     Rumusan Masalah. 1

C.     Tujuan Pembahasan. 1

BAB II  PEMBAHASAN.. 2

A.     Manajemen Perpustakaan. 2

B.     Organisasi Perpustakaan. 4

C.     Administrasi Perpustakaan. 7

BAB III  PENUTUP.. 9

A.     Kesimpulan. 9

B.     Saran. 9

Daftar Pustaka

BAB I
PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Mendengar kata ‘manajemen’ tentu sudah tidak asing. Pertanyaan umum yang sering muncul ditengah-tengah kita: “Siapa yang membutuhkan manajemen?” Sebagian jawaban, bahwa ‘manajemen’ untuk kepentingan perusahaan atau korporat. Jawaban tersebut ada benarnya, tetapi tidak semuanya benar, karena sesungguhnya manajemen diperlukan oleh setiap kegiatan yang melibatkan dua atau lebih orang yang saling bekerja sama dalam mencapai satu tujuan bersama. Manajemen perpustakaan memiliki keterkaitan antara organisasi dan administrasi. Yang  di dalamnya terdapat berbagai aturan-aturan. Sebenarnya aturan-aturan tersebut dapat diterapkan disetiap perpustakaan, dan tentunya disesuaikan kembali ditempat perpustakaan tersebut bernaung dan kebijakan perpustakaan masing-masing.

B.  Rumusan Masalah

1.    Apa itu manajemen perpustakaan ?

2.    Apa itu organisasi perpustakaan ?

3.    Apa itu administrasi perpustakaan ?

C.  Tujuan Pembahasan

1.    Mengetahui tentang manajemen perpustakaan

2.    Mengetahui tentang organisasi perpustakaan

3.    Mengetahui tentang administrasi perpustakaan

BAB II
PEMBAHASAN

A.  Manajemen Perpustakaan

Definisi manajemen yang dikemukakan oleh Stoner, sebagai berikut: “Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.”

Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson (1990) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna.

Standar Manajemen adalah serangkaian syarat-syarat dan sistem-sistem yang harus dipenuhi dalam mengatur permasalahan yang ada di dalam suatu bidang. Standar-standar manajemen terdiri dari ISO 14000, ISO 9000, OHSAS 18000 dan lain-lain. Di Indonesia, khususnya untuk penyelenggaraan perpustakaan, ada beberapa standar yang dapat digunakan:

1.      Standar Nasional Indonesia (SNI) Bidang Perpustakaan yang dekeluarkan oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN);

2.      Standar Nasional Perpustakaan (SNP) yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional RI.

3.      Khusus untuk perpustakaan di lingkungan satuan pendidikan/sekolah, Kementrian Pendidikan Nasional telah menetapkan Standar Sarana dan Prasarana Sekolah/Madrasah Pendidikan Umum, dan Standar Tenaga Perpustakaan Sekolah/Madrasah.

Secara umum, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan telah menggariskan, bahwa Standar Nasional Perpustakaan terdiri atas:

1.      Standar koleksi perpustakaan

Standar koleksi perpustakaan memuat kriteria paling sedikit mengenai:

a.       jenis koleksi;

b.      jumlah koleksi;

c.       pengembangan koleksi;

d.      pengolahan koleksi;

e.       perawatan koleksi; dan

f.        pelestarian koleksi.

2.      Standar sarana dan prasarana perpustakaan

Standar sarana dan prasarana memuat kriteria paling sedikit mengenai:

a.       lahan;

b.      gedung;

c.       ruang;

d.      perabot; dan

e.       peralatan.

3.      Standar pelayanan perpustakaan

Standar pelayanan perpustakaan memuat kriteria paling sedikit mengenai sistem dan jenis pelayanan.

a.    Sistem pelayanan perpustakaan terdiri atas sistem terbuka dan sistem tertutup.

b.    Jenis pelayanan perpustakaan terdiri atas: 1) pelayanan teknis (pengadaan, dan pengolahan bahan perpustakaan); dan 2) pelayanan pemustaka (pelayanan sirkulasi, dan pelayanan referensi).

4.      Standar tenaga perpustakaan

Standar tenaga perpustakaan memuat kriteria minimal mengenai kualifikasi akademik, kompetensi, dan sertifikasi. Tenaga perpustakaan terdiri atas pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan. Selain itu, perpustakaan juga dapat memiliki tenaga ahli perpustakaan, yaitu seseorang yang memiliki kapabilitas, integritas, dan kompetensi di bidang perpustakaan.

5.      Standar penyelenggaraan

Standar penyelenggaraan memuat kriteria paling sedikit mengenai penyelenggaraan perpustakaan di berbagai jenis perpustakaan. Standar penyelenggaraan perpustakaan mencakup prosedur pengadaan dan pendayagunaan sumber daya perpustakaan, serta prosedur layanan informasi pada setiap jenis perpustakaan.

6.      Standar pengelolaan

Standar pengelolaan perpustakaan memuat kriteria paling sedikit mengenai: 1) perencanaan; 2) pelaksanaan; dan 3) pengawasan. Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dilakukan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

Pengaturan lebih lanjut tentang pelaksanaan Standar Nasional Perpustakaan tersebut diatur melalui Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, dan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI.

B.  Organisasi Perpustakaan

Pengertian organisasi menurut Stoner, yaitu suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang dibawah pengarahan manager untuk mengejar tujuan bersama. Organisasi adalah segenap proses kegiatan menata dan mebagikan pekerjaan yang dilakukan, mengelompokan orang-orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut, menetapkan wewenang dan tanggung jawab serta hubungan antara unit-unit individu sebagai pelaksana dari pekerjaan itu dan untuk mencapai tujuan tertentu dari oraganisasi tersebut. Jadi,secara umum organisasi dapat dikatakan sebagai kumpulan sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Faktor – faktor adanya suatu organisasi :

a.       Ada sekelompok orang

b.      Ada tujuan yang dicapai

c.       Ada penataan kerja sama

d.      Ada fasilitas

1.    Bentuk Bagan Organisasi

Pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam organisasi perpustakaan akan tampak jelas apabila disusun suatu bagan formal organisasi. Melalui bagan ini akan diperlihatkan fungsi, pembagian unit, dan posisi organisasi yang menunjukkan hubungan di antara unit-unit tersebut. Biasanya unit-unit organisasi yang terpisah digambarkan dalam bentuk kotak-kotak yang dihubungkan dengan garis yang menunjukkan hubungan kerja atau komando. Penentuan bagan organisasi perpustakaan dapat disesuaikan dengan besar kecilnya kekuasaan dan kewenangan pegawai. Untuk itu dapat dipilih dari bentuk-bentuk pyramid, vertikal, horizontal, dan bentuk lingkaran. Dari segi lain, kelancaran tugas perpustakaan dipengaruhi oleh sejauh mana keberhasilan integrasi di antara unit-unit dalam organisasi itu sendiri. Oleh karena itu, perlu diperhatikan adanya pengelompokan kegiatan-kegiatan dalam perpustakaan itu sendiri. Dalam sistem pengelompokan unit ini terdapat banyak sistem yang dapat dipilih oleh perpustakaan, antara lain sistem pengelompokan bedasarkan aspek berikut:

a.       Fungsi

b.      Produk (barang atau jasa)

c.       Wilayah

d.      Pelayanan

Sistem pengorganisasian perpustakaan yang proporsional akan menumbuhkan kreativitas, adanya kelancaran komunikasi dan interaksi antar individu dan antar unti kerja. Keberhasilan organisasi di perpustakaan dipengaruhi oleh desain yang mengarah pada inovasi dan perubahan (Bryson,19990:157).

Sistem pengorganisasian perpustakaan perlu memperhatikan elemen-elemen, antara lain terdiri dari : kegiatan, sumber daya manusia, sistem, sumber informasi, sarana dan prasarana, serta dana. Elemen-elemen ini dapat dikoordinir dan diarahkan sedemikian rupa untuk mencapai tujuan perpustakaan.

Aktivitas yang dilakukan perpustakaan seperti, pengadaan, pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, pelestarian, penyebaran, dan pemanfaatan informasi perlu dikoordinir dengan baik agar tidak terjadi kesimpangsiuran. Di samping itu juga dimaksudkan agar tiap orang/kelompok mampu bertanggung jawab terhadap tugas masing-masing. Kegiatan itu diarahkan untuk mencapai tujuan masing-masing jenis perpustakaan (sekolah, umum, instansi, perguruan tinggi, tempat ibadah, dan lain-lain.

Sumber daya manusia adalah sumber daya yang dapat dikembangkan secara terus-menerus, dikoordinir, dan diarahkan untuk menggerakkan perpustakaan. Bersamaan dengan sumber-sumber lain, sumber daya manusia dapat melakukan aktivitas yang optimal dalam mencapai sasaran yang akan dituju oleh suatu perpustakaan.

Sumber daya manusia yang diperlukan di perpustakaan tidak hanya pustakawan, tetapi juga tenaga administrasi dan juga tenaga fungsional lain seperti, arsiparis, pranata komputer, penerjemah, dan lainnya. Kemampuan dan keahlian mereka dapat diatur dan diarahkan untuk mencapai tujuan pepustakaan.

Sistem pengorganisasian di perpustakaan dipengaruhi oleh faktor-faktor internal dan eksternal. Faktor internal yang perlu dipertimbangkan adalah kekuatan dan kelemahan perpustakaan, sedangkan faktor eksternal yang perlu diwaspadai adalah adanya peluang dan ancaman yang sebenarnya dapat dimanfaatkan oleh suatu perpustakaan.

2.    Struktur Organisasi Perpustakaan

Organisasi timbul karena adanya kebutuhan untuk mengumpulkan orang-orang dalam rangka pencapaian tujuan bersama melalui pembagian kerja. Pembagian kerja ini akan efektif apabila di dalam organisasi itu terdapat struktur organisasi yang jelas, baik secara makro maupun mikro.

Struktur organisasi merupakan mekanisme formal untuk pengelolaan diri dengan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup unsur-unsur spesialisasi kerja, strukturalisasi, sentralisasi, dan koordinasi (Handoko, 1993:164).

Struktur organisasi suatu jenis perpustakaan, berbeda dengan yang lain. Hal itu dapat dimengerti karena perbedaan masyarakat yang dilayani, lembaga yang menaungi, dana, dan sumber daya manusia. Oleh karena itu struktur masing-masing jenis perpustakaan dapat dipahami sebagai berikut:

a.       Struktur Organisasi Perpustakaan Umum Provinsi

b.      Struktur Organisasi Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota

c.       Struktur Organisasi Perpustakaan Perguruan Tinggi

d.      Struktur Organisasi Perpustakaan Sekolah

e.       Struktur Organisasi Perpustakaan Khusus

3.    Faktor yang Mempengaruhi Pola Struktur Organisasi Perpustakaan

Pola sistem yang dianut oleh suatu perpustakaan perlu dikaji secara mendalam ditinjau dari segi efesiensi dan efektifitasnya. Bila tujuannya memperoleh efesiensi, polanya harus sederhana. Pustakawan perlu memahami masalah pola organisasi kerena pemilihan pola yang kurang tepat dapat menimbulkan masalah pada jasa pelayanan yang kurang memuaskan tetapi biayanya mahal. Penetuan pola struktur oerganisisi perpustakaan yang akan dipilih tergantung pada faktor:

a.       Tujuan perpustakaan

Tujuan atau obyek perpustakaan merupakan faktor yang penting bagi perencanaan bagian-bagian perpustakaan.

b.      Tugas dan Fungsi

Secara umum, tugas dan fungsi perpustakaan telah dirumuskan dalam Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Namun tentu saja secara khusus tugas dan fungsi perpustakaan harus menyesuaikan dengan tugas lembaga induknya yang memiliki tujuan yang berbrda antara satu lembaga dengan lembaga lainnya. Oleh karena itu tujuan perpustakaan sekolah berbeda dengan perpustakaan perguruan tinggi, atau jenis perpustakaan lainnya.

c.       Jenis pemakai

Jenis pemakai yang akan dilayani menentukan pola organisasi. Misalnya, perpustakaan khusus untuk tunanetra memerlukan jasa dan layanan yang berlainan dengan perpustakaan sekolah.

d.      Jenis bahan yang dikelola

Jenis bahan menentukan pola pengelolaan serta organisasi perpustakaan yang mengkhususkan diri pada dokumen kertografis seperti peta, atlas dan globe akan memerlukan tenaga yang dan materi konservasi yang berlainan dengan perpustakaan yang mengkhususkan diri pada buku saja.

e.       Keadaan gedung perpustakaan

Gedung perpustakaan yang direncanakan dengan cermat serta lebih fleksibel (luwes) akan memudahkan penyeliaan serta memberikan berbagai pilihan dalam menentukan pola organisasi.

f.        Personalia perpustakaan.

Setiap personil harus sesuai dengan pola organisasi yang ditentukan. Pola pada perpustakaan umum yung memetingkan jasa bagi pemakai umum memerlukan personil berlainan dengan perpustakaan khusus dengan jumlah pemakai terbatas.

g.      Kegiatan otomasi perpustakaan.

Automasi perpustakan menyangkut banyak aspek, sehingga perlu ditimbang masak-masak dalam menetukan pola perpustakaan. Berbagai jasa perpustakaan dapat dilaksanakan lebih cepat dan efesien karena outomasi, namun sebaliknya automasi juga memerlukan biaya yang tidak sedikit.

h.      Keuangan

Faktor keuangan memerlukan pertimbangan yang matang, karena keterbatasan dana memungkinkan memilih bentuk sentralisasi semua kegiatan dan jasa.

C.  Administrasi Perpustakaan

Menurut Gie (1992), Yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

Hal yang terkait dengan Administrasi yaitu :

1.    Administrasi pengelolaan buku

Yaitu rangkaian kegiatan atau pekerjaan dalam mempersiapkan buku agar mudah diperoleh dan diketahui informasi yang ada didalamnya.

2.    Administrasi pelayanan

Yaitu pelayanan perpustakaan sekolah adalah memberi bantuan kepada pemustaka untuk mendapatkan bahan bacaan dan informasi yang mereka perlukan.

3.    Peraturan dan tata tertib pelayanan

4.    Statistik yang perlu dibuat

a.    Statistik anggota

b.    Statistik pengunjung perpustakaan

5.    Administrasi pemeliharaan buku

BAB III
PENUTUP

A.  Kesimpulan

Manajemen sangat penting bukan hanya untuk perpustakaan. tetapi juga untuk setiap orang yang memiliki tujuan yang sama. Suatu perpustakaan harus memiliki manajemen perpustakaan yang baik dan benar. Karena dengan menerapkan manajemen perpustakaan pasti akan banyak keuntungan yang akan didapat.

B.  Saran

Untuk melakukan manajemen di suatu perpustakaan hal yang penting harus diperhatikan. Terutama untuk masalah sumber daya manusia yang masih sangat minim dibidang perpustakaan. Dan perkembangan teknologi sangat berperan besar dalam suatu perpustakaan, untuk menerapkan teknologi di suatu perpustakaan tentu memerlukan biaya yang tidak murah. Disinilah tantangan tersendiri bagi seorang pemimpin untuk menyelesaikan masalah seperti ini.

Daftar Pustaka

 

Daryono. (2008, September 24). Manajemen Perpustakaan. Retrieved from Media Berbagi Pengetahuan: http://daryono.staff.uns.ac.id/2008/09/24/manajemen-perpustakaan/ (07 Mar 17.)

Helsa. (2014, September 17). Administrasi dan Organisasi Perpustakaan. Retrieved from Pengelolaan Perpustakaan: http://pp.ktp.fip.unp.ac.id/?p=29 (07 Mar 17.)

Sahroni. (n.d.). Ringkasan Materi Manajemen Perpustakaan. Pontianak, Kalimantan Barat, Indonesia. (07 Mar 17.)

Undang - Undang Republik Indonesia No. 43 Th. 2007 Tentang Perpustakaan (07 Mar 17.)