PENGAWASAN DALAM MANAJEMEN
Disusun untuk Memenuhi Tugas Kelompok pada Matakuliah
Manajemen Jasa dan Layanan Informasi
Manajemen Jasa dan Layanan Informasi
Disusun Oleh :
Ramadan Saukani C [F0271151021]
PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS TANJUNGPURA
2016
Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah
SWT. yang telah memberikan kekuatan dan ketabahan bagi hamba-Nya. Serta memberi
ilmu pengetahuan yang banyak agar kita tidak merasa kesulitan. Tujuan penulisan
makalah ini yaitu memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Layanan dan Jasa
Informasi.
Dalam penyusunan makalah ini penulis banyak
mendapat bantuan dan sumbangan pemikiran, serta dorongan dari berbagai pihak,
oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada Dosen Manajemen
Layanan dan Jasa Informasi yaitu Slamet Widodo, S.Ag., S.I.IP., M.Kom.
Penulis mengharapkan kritik dan saran demi
kesempurnaan makalah selanjutnya. Semoga makalah ini bermanfaat.
Pontianak, Mei 2016
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
Fungsi
pengawasan merupakan fungsi yang terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini
mempunyai kaitan erat dengan keempat fungsi manajemen lainnya. Melalui fungsi
pengawasan, srandar keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk target,
prosedur kerja dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan hasil yang telah
dicapai atau yang mampu dikerjakan oleh staf. Fungsi pengawasn bertujuan agar
penggunaan sumber daya, dapat lebuh diefisiensikan, dan tugas-tugas staf untuk
mencapai tujuan program dapat kebih diefektifkan.
1. Jelaskan
pengertian pengawasan?
2. Jelaskan
fungsi pengawasan?
3. Jelaskan
fungsi dan tujuan dari pengawasan?
4. Jelaskan
perancangan proses pengawasan?
1. Pengawasan
dan pengendalian sebagai salah satu fungsi manajemen.
2. Pengertian
tentang fungsi suatu pengawasan.
3. Pengertian
fungsi dan tujuan dari pengasan.
4. Perancangan
proses pengawasan berdasarkan tipe-tipenya.
BAB II
PEMBAHASAN
Controlling
atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara
terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah
disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
Controlling
atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah
memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan
pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan.
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu
organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai
fungsi pengawasan. Dalam hal ini, (Kurtz
and Boone, 1984)
memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager
determine wether actual operation are consistent with plans”.
Menurut (Brech,
1975) pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini terhadap
standar yang telah ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan maksud
untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan
Menurut
(Terry,
1975) mengartikan pengawasan
sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi
prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif
sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Menurut (Mockler,
1970) pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur
deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber
daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Sedangkan
menurut (Atmosudirjo,
2002) pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang di
jalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki,
direncanakan atau diperhatikan.
Sementara
itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh (Handoko,
2012) mengemukakan definisi
pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa:
“pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi
umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian
tujuan-tujuan perusahaan.”
Menurut (Siagian,
1990) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah
proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Dengan
demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan
agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah
tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak
penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk
mengatasinya.
Selanjutnya
dikemukakan pula oleh (Handoko,
2012) bahwa proses pengawasan
memiliki lima tahapan, yaitu:
a. Penetapan
standar pelaksanaan.
b. Penentuan
pengukuran pelaksanaan kegiatan.
c. Pengukuran
pelaksanaan kegiatan nyata.
d. Pembandingan
pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan.
e. Pengambilan
tindakan koreksi, bila diperlukan.
Sebagai
suatu pengendalian manajemen yang bebas dalam menyelesaikan tanggung jawabnya
secara efektif maka fungsi pengawasan adalah :
1. Untuk
menilai apakah pengendalian manajemen telah cukup memadai dan dilaksanakan
secara efektif.
2. Untuk
menilai apakah laporan yang dihasilkan telah menggambarkan kegiatan yang
sebenarnya secara cermat dan tepat.
3. Untuk
menilai apakah setiap unit telah melakukan kebijaksanaan dan prosedur yang
menjadi tanggung jawabnya.
4. Untuk
meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efisien.
5. Untuk
meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efektif yaitu mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan
demikian fungsi pengawasan adalah membantu seluruh manajemen dalam
menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif dengan melaksanakan analisa,
penilaian, rekomendasi dan penyampaian laporan mengenai kegiatan yang
diperiksa. Oleh karena itu internal audit harus dapat memberikan pelayanan
kepada manajemen, sehingga manajemen dapat mengetahui apakah system pengendalian
yang telah diterapkan berjalan dengan baik dan efektif untuk memperoleh keadaan
sesungguhnya.
Secara
umum, pengawasan dapat dilakukan dengan beberapa langkah, antara lain
sebagai berikut:
·
Menetapkan standar untuk
pengawasan.
Ada
tiga bentuk standar yang umum:
a. Standar-standar
phisik; meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas
produk.
b. Standar-standar
moneter; yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya
penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
c. Standar-standar
waktu; meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus
diselesaikan.
·
Meneliti, memeriksa, dan
menilai hasil yang dapat dicapai.
·
Membandingkan hasil
dengan standar.
·
Memperbaiki penyimpangan
dengan tindakan koreksi.
Pengawasan dapat
dilakukan dengan beberapa metode, antara lain sebagai berikut:
·
Komparatif: Komparatif
yaitu sistem pengawasan yang dilakukan dengan cara membandingkan hasil dengan
rencana.
·
Inspektif: Inspektif
artinya sistem pemeriksaan setempa berguna untuk mengetahui secara langsung
keadaan sebenarnya mengenai pelaksanaan suatu pekerjaan.
·
Verifikatif: Verifikatif
artinya sistem pangawasan secara pemeriksaan, biasanya menyangkut bidang
keuangan dan material.
·
Investigatif: Investigatif
artinya pengawasan yang dilakukan dengan mengadakan penyelidikan. (Darmawan,
n.d.)
Menurut (Griffin,
2000) tujuan dari
fungsi pengawasan dibagi menjadi empat bagian :
1.
Adaptasi lingkungan
Tujuannya
adalah agar sebuah perusahaan dapat beradaptai dengan perubahan yang terjadi di
lingkungan perusahaan, baik internal maupun eksternal. Contoh : ketika ICT belum
secanggih saat ini, kualifikasi minimum tenaga kerja di sebuah perusahaan
barangkali hanya dibatasi pada kemampuan mengetik. Namun saat ini hampir
seluruh perusahaan menggunakan komputer sebagai ujung tombak kegiatan
sehari-hari.
2.
Meminimalkan kegagalan
Ketika
perusahaan menjalankan kegiatan produksi misalnya perusahaan memiliki target
produksi sebanyak 10.000 unit maka peusahaan berharap bagian produksi bisa
menghasilkan produk sebanyak itu. Katakanlah bagian produksi hanya menghasilkan
9.000 unit yang memenuhi standar sedangkan 1.000 unit tidak memenuhi standar.
Maka perusahaan mengalami kerugian 1.000 unit dalam produksinya. Oleh karena
itu perusahaan perlu menjalankan pengawasan agar target tersebut terpenuhi.
3.
Meminimumkan biaya
Sebagaimana
contoh di atas jika target terpenuhi maka biaya dapat diminimalkan, akan tetapi
jika kondisinya seperti di atas 1.000 unit tidak memenuhi standar maka hal itu
tidak bisa dikatakan meminimalkan biaya malah menambah beban biaya produksi.
4.
Mengantisipasi kompleksitas dan
organisasi
Tujuan
terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi
berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Ketika kegiatan perusahaan hanya
memproduksi satu jenis barang, atau 10 orang pekerja, atau 2 bagian dalam
struktur organisasi, barangkali kegiatan manajemen lebih mudah untuk dilakukan.
Lima langkah
dasar yang dapat diterapkan untuk semua tipe kegiatan pengawasan menurut (Newman,
1984) yaitu
:
1.
Merumuskan hasil yang diinginkan
2.
Menetapkan penunjuk hasil
3.
Menetapkan standar penunjuk dan
hasil
4.
Menetapkan jaringan informasi dan
umpan balik
5.
Menilai informasi dan mengambil
tindakan koreksi
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan
dari pembahasan makalah kami, dapat disimpulkan bahwacontrolling atau
pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah
memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan
pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan.
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu
organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai
fungsi pengawasan. Dan pelaksanaan pengawasan dalam manajemen dibutuhkan
manajer.
Untuk
itu kami mengharapkan masukan kepada pembaca demi perbaikan penyusunan
selanjutnya. Dan semoga dengan makalah ini dapat dimanfaatkan sebagaimana
mestinya untuk membantu kelancaran perkuliahan.
DAFTAR PUSTAKA
Atmosudirjo,
P., 2002. Dasar-Dasar Administrasi Management dan Office Management. Jakarta.
Brech,
E.F.L. (Edward F.L., 1975. The principles and practice of management / edited
by E. F. L. Brech. Longman, London ; New York.
Darmawan,
D. oleh I., n.d. Makalah Pengertian dan Fungsi Pengawasan | Irwanxlite.
Ebert,
R.J., Griffin, R.W., 2000. Business Essentials. Prentice Hall.
Handoko,
T.H., 2012. MANAJEMEN, 2. Cet. 23. ed. BPFE Yogyakarta, Yogyakarta.
Kurtz,
D.L., Boone, L.E., 1984. Principles of Management. McGraw-Hill Companies.
Mockler,
R.J., 1970. Readings in management control. Appleton-Century-Crofts.
Newman,
W.H., 1984. Managerial control. Science Research Associates, Chicago.
Siagian,
S.P., 1990. Sistem Informasi Untuk Pengambilan Keputusan. Haji Masagung,
Jakarta.
Terry,
G.R., 1975. Principles of Management. R.D. Irwin.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar