PENERAPAN ISO 9001:2008
PADA PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
PADA PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
Disusun untuk Memenuhi Tugas Individu pada Matakuliah
Manajemen Layanan Perpustakaan
Manajemen Layanan Perpustakaan
Disusun Oleh :
Ramadan Saukani C [F0271151021]
PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS TANJUNGPURA
2015
A.Pendahuluan
Perpustakaan
perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama
dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya
visi dan misi perguruan tingginya. Sebagai unsur penunjang, perpustakaan
seharusnya memiliki proses bisnis yang telah tertata rapi, dapat dilaksanakan
dengan mudah, dan hasilnya semakin baik. Era TIK telah memunculkan sebuah
perubahan paradigma tentang perpustakaan dari provider
needs ke costumer needsyaitu pemberian jasa layanan yang berorientasi
pada kepuasan pelanggan. Salah satunya dapat dicapai melalui implementasi
the total quality management. Hal ini dapat berhasil dengan dukungan suatu
standard operasional untuk penjaminan mutu yang disebut ISO. Ketika suatu unit
organisasi layanan publik dinyatakan lulus ISO, itu artinya bahwa manajemen
layanan organisasi tersebut telah diakui memiliki kesepadanan dengan manajemen
organisasi lainnya yang juga bersertifikasi ISO di negara manapun di dunia.
Perlu digaris bawahi di sini bahwa sertifikasi terhadap ISO tidak menjamin
kualitas dari barang dan jasa yang dihasilkan. Sertifikasi hanya menyatakan
bahwa bisnis proses yang berkualitas dan konsisten dilaksanakan di perusahaan
atau organisasi atau perpustakaan tersebut.
Adapun
ISO di perpustakaan dapat diimplementasikan pada perpustakaan dalam taraf
pengembangan awal, misalnya penyusunan standard operasional layanan (SOP),
penataan koleksi, ruangan, sarana, dan SDM. Dalam taraf ini ISO diharapkan
dapat meletakkan dasar proses di perpustakaan hingga dapat menjamin mutu
operasional yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain diterapkan di
perpustakaan pada taraf awal, ISO dapat diterapkan pula pada perpustakaan yang
sudah beroperasi dengan baik tetapi ingin meningkatkan fungsinya menjadi
perpustakaan digital, learning center, atau knowledge
center yang sekarang sedang menjadi “trend”. Penerapan ISO akan
mempermudah pengembangan tersebut dengan cara membakukan prosedur, memonitor
proses, dan kreativitas serta inovasi layanan yang mungkin dan telah dilakukan
oleh perpustakaan tersebut. Adapun perpustakaan di Indonesia yang telah
meraih quality management system certificate ISO 9001:2008 adalah
Perpustakaan Universitas Jember, Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
(BPAD) Sumatera Utara,Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Perpustakaan
Unpad, Perpustakaan Fakultas kedokteran UII, dan Perpustakaan UNY (namun hanya
sebagian layanan saja). MenyusulPerpustakaan Universitas Sebelas Maret yang
telah meraih sertifikasi ISO pada bulan Nopember 2010.
B.Permasalahan
Mengapa
Perpustakaan Perguruan Tinggi menerapkanISO? Dalam hal ini ISO (versi
9001:2008) adalah standar internasional yang diakui untuk sertifikasi Sistem
Manajemen Mutu (SMM). SMM menyediakan kerangka kerja bagi perpustakaan dan
seperangkat prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata
dalam aktifitas rutin perpustakaan untuk terciptanya konsistensi mencapai
kepuasan pelanggan. Satu hal positif dari penerapan ISO untuk perpustakaan
ialah perpustakaan bisa menjelaskan ke manajemen secara terukur kontribusi
perpustakaan bagi PT.
C.
Analisis Masalah
1.Pengertian
ISO
Organisasi
Internasional untuk Standardisasi(bahasa Inggris: International
Organization for Standardization disingkat ISO) adalah badan
penetap standar internasional
yang terdiri dari wakil-wakil dari badan
standardisasi nasional setiap
negara. Pada awalnya, singkatan dari nama lembaga tersebut adalah IOS, bukan
ISO. Tetapi sekarang lebih sering memakai singkatan ISO, karena dalam bahasa
Yunani isos berarti sama (equal).
Penggunaan ini dapat dilihat pada kata isometrik atau isonomi. Didirikan
pada 23 Februari1947,
ISO menetapkan standar-standar industrial dan komersial dunia. ISO, yang
merupakan lembaga nirlaba internasional, pada awalnya dibentuk untuk membuat
dan memperkenalkan standardisasi internasional untuk apa saja. Standar yang
sudah kita kenal antara lain standar jenis film fotografi, ukuran kartu
telepon, kartuATM Bank,
ukuran dan ketebalan kertas dan lainnya. Dalam menetapkan suatu standar
tersebut mereka mengundang wakil anggotanya dari 130 negara untuk duduk dalam
Komite Teknis (TC), Sub Komite (SC) dan Kelompok Kerja (WG).[1] Adapun
ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini:[2]
ISO
9000 – Quality Management Systems – Fundamentals and Vocabulary: mencakup
dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan spesifikasi terminologi dari Sistem
Manajemen Mutu (SMM).
ISO
9001 – Quality Management Systems – Requirements: ditujukan untuk
digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi,
memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun.
Standar ini memberikan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah
organisasi apabila mereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan sebagai hasil
dari barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan pelanggan
tersebut. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa diberikan
sertifikasi oleh pihak ketiga.
ISO
9004 – Quality Management Systems – Guidelines for Performance
Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang terus-menerus. Bagian ini
memberikan masukan tentang apa yang bisa dilakukan untuk mengembangkan sistem
yang telah terbentuk lama. Standar ini tidaklah ditujukan sebagai panduan untuk
implementasi, hanya memberikan masukan saja.
Masih
banyak lagi standar yang termasuk dalam kumpulan ISO 9000, dimana banyak juga
diantaranya yang tidak menyebutkan nomor “ISO 900x” seperti di atas. Beberapa
standar dalam area ISO 10000 masih dianggap sebagai bagian dari kumpulan ISO
9000. Sebagai contoh ISO 10007:1995 yang mendiskusikan Manajemn Konfigurasi
dimana di kebanyakan organisasi adalah salah satu elemen dari suatu sistem
manajemen. Sebagai catatan, ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 telah
diintegrasikan menjadi ISO 9001. Kebanyakan, sebuah organisasi yang mengumumkan
bahwa dirinya “ISO 9000 Registered” biasanya merujuk pada ISO 9001.
2.
ISO dan Perpustakaan
Menuju worls
class university adalah kalimat yang sering kita dengar ataupun sering
kita temukan di banyak media masa. Merespon pada upaya untuk menjadi world
class university, maka perpustakaan sebagai salah satu unsur pendukung PT perlu
menjadi world class librarypula.Untuk mengetahui dan menilai sebuah
perpustakaan itu sudah bertaraf internasional atau belum. Salah satu elemen
yang terpenting adalah apakah perpustakaan atau instansi yang membawahi
perpustakaan itu sudah mempunyai sertifikasi ISO 9001:2008 atau
belum. Karena sertifikasi tersebut merupakan bukti nyata bahwa suatu instansi
telah diakui secara internasional tentang sistem manajemen mutunya.
ISO
bukan tujuan, tapi proses untuk tujuan mencapai sasaran kualitas. Tujuan akhir
adalah kepuasan dari perspektif pelanggan. Kepuasan harus terukur. Perpustakaan
sebagai lembaga pengolah, penyedia, dan pendistribusi informasi, saat ini
dituntut untuk memberikan layanan prima kepada pengguna dengan memanfaatkan
teknologi informasi yang ada. Ada 2 (dua) pasal yang secara eksplisit
menyatakan dukungan dan antisipasi pemerintah terhadap perkembangan yang
terjadi di dunia perpustakaan, yakni yang terkait dengan pelayanan teknis (Bab
V, pasal 14, ayat 3) yang berbunyi: “Setiap perpustakaan mengembangkan layanan
perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi”, dan
yang terkait dengan pengelolaan dan pengembangan perpustakaan (Bab VI, pasal
19, ayat 2), bunyinya : “Pengembangan perpustakaan dilakukan berdasarkan
karakteristik, fungsi dan tujuan, serta dilakukan sesuai dengan kebutuhan
pemustaka dan masyarakat dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi”.[3] Sebagai organisasi yang berfokus
pada pelanggan, maka perpustakaan harus bisa memberikan yang terbaik buat
penggunanya. karena kepuasan pelanggan merupakan sasaran untuk menghadapi
kompetensi di masa yang akan datang dan merupakan promosi terbaik. Selain itu
layanan prima juga menjadi aset terpenting yang menjamin pertumbuhan dan perkembangan
perpustakaan.
Dalam
penilaiannya ISO 9001:2008 tidak menilai bahwa suatu
perpustakaan itu megah, eksklusif tetapi yang dinilai adalah manajemen
sistemnya. Pada intinya ISO versi 9001:2008 ini mempunyai
slogan : ” Tulis apa yang kamu kerjakan, kerjakan apa yang kamu
tulis “.Kalimatnya indah, akan tetapi keindahannya akan terasa menjadi berat
saat kita tidak konsisten menjalankannya. Muda-mudahan pencapaian ISO bagi
perpustakaan perguruan tinggi, menjadikanprestise dan modal penting dalam menciptakan
proses pendidikan yang lebih baik.
Adapun
peran pustakawan dalam menjaga keberlangsungan proses bisnis yang telah diraih
melalui ISO adalah sebagai berikut:
a.Pustakawan,
teknisi perpustakaan dan Koordinator perpustakaan patuh untuk menjalankan dan
memegang komitmen dalam menjalankan ISO
b.Konsistensi
terhadap janji/pekerjaan yang dilakukan
c.Senantiasa
menggunakan data untuk mengambil keputusan
d.Memegang
teguh dan menerapkanbudaya mutu layanan
Namun
demikian dalam pelaksanaannya ditemuai beberapa kendala, yaitu :
a.Keengganan
untuk berubah mengikutisistem yang memerlukan kecermatan dalam bertindak
b.Keengganan
untuk mempelajari halbaru
c.Kurangnya
pengertian dan komunikasi di dalam menerapkan ISO
d.Pustakawan
dan teknisi perpustakaan merasa terbebani dengan penerapan standar kualitas
bertaraf internasional seperti ISO
e.Pustakawan
dan teknisi perpustakaan terganggu dengan rutinitas audit karena mereka telah
sibuk dengan tugasnya.
Hal
positif dari penerapan ISO bisa kita ambil manfaatnya, memang ketika menerapkan
ISO proses awal memerlukan perjuangan yang berat, di mana kita harus
mempersiapkan banyak dokumen beserta instrumennya. Namun demikian setelah ISO
berjalan ada beberapa manfaat yang bisa kita ambil, yaitu :
a.Kegiatan,
cara, pencapaian sasaran, dan evaluasi tergambar jelas sehingga pustakawan dan
teknisi perpustakaan dapat melakukan pekerjaan dengan pasti
b.Pengembangan
layanan yang berbasis kebutuhan dan kepuasan pengguna (Layanan Prima) terjaga
karena evaluasi, saran, dan tindakan perbaikan selalu dilakukan.
c.Pustakawan
dan teknisi perpustakaan merasa dihargai sama dengan profesi lain (guru,
peneliti, TI, akuntan, dsb.) karena mempunyai tugas yang jelas dan selalu
dimonitor kegiatannya.
d.Proses
temuan audit dan verifikasinya membuat pustakawan dan teknisi perpustakaan
“dewasa” , kreatif dan berhati-hati dalam melakukan kegiatan sehingga mutu
terjamin.
e.Dokumentasi
dan pengarsipan terjaga karena semuanya tercatat di Catatan Mutu dengan akses
yang mudah
f.Pustakawan
dan teknisi perpustakaan semakin mahir memanfaatkan sarana yang ada di
perpustakaan.
Secara
umum penerapan ISO di perpustakaan berguna untuk:
a.Meningkatkan
citra perpustakaan
b.Meningkatkan
kinerja lingkungan perpustakaan
c.Meningkatkan
efisiensi kegiatan
d.Memperbaiki
manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan
tindakan perbaikan (plan, do, check, act)
e.Meningkatkan
penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan
lingkungan
f.Meningkatkan
daya saing
g.Meningkatkan
komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan
h.Mendapat
kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal
3. Sertifikasi
Versus Akreditasi
Apa
perbedaan antara akreditasi dengan sertifikasi (ISO) ? Apakah sebuah organisasi
yang telah terakreditasi perlu disertifikasi, atau apakah organisasi yang
telah disertifikasi masih perlu diakreditasi ? Yang perlu dipahami, bahwa baik akreditasi maupun sertifikasi keduanya mengacu padapeningkatan mutu melalui
implementasi standar pelayanan agar tercapai pelayanan prima yang memuaskan bagi pelanggan (costumer).
telah disertifikasi masih perlu diakreditasi ? Yang perlu dipahami, bahwa baik akreditasi maupun sertifikasi keduanya mengacu padapeningkatan mutu melalui
implementasi standar pelayanan agar tercapai pelayanan prima yang memuaskan bagi pelanggan (costumer).
perbedaannya,
bahwa akreditasinya adalah bersifat wajib, sedangkan sertifikasi bersifat
sukarela. Suatu organisasi yang sudah terakreditasi tidak serta merta mengantongi
sertifikat ISO. Sedangkan organisasi yang sudah tersertifikasi biasanya sudah
terakreditasi. Walaupunbelum terakreditasi, pada umumnya akan lebih mudah
menjalani proses akreditasi.
Organisasi
yang sudah mengantongi sertifikasi (ISO) ada jaminan bahwa standar pelayanan
yang tertuang dalam manual mutu telah dilaksanakan. Kelebihan suatu sistem
manajemen mutu ISO, bahwa ia memiliki kemampuan telusur sehingga mulah
melakukan audit manajemen. Hal ini tidak ditemukan pada perangkat akreditasi.
Itulah sebabnya beberapa unit pelayanan kesehatan yang sudah terakreditasi,
namun tidak sunyi komplain pengguna layanan (costumer). Mengapa ? Karena memang
tidak ada jaminan bahwa semua anggota organisasi (pegawai) telah melaksanakan
standar-standar yang telah ditetapkan pada instrumen akreditasi. Hal inilah
yang membedakannya dengan sertifikasi (ISO), sesuai dengan prinsip utama ISO,
yaitu : “Tuliskan apa yang anda kerjakan dan kerjakan apa yang anda tulis”.
4. Kesimpulan
ISO bukanlah
tujuan akhir tetapi alat untuk mencapai tujuan kepuasan pengguna. Apabila
manajemen dan administrasi tertata rapi tetapi tidak memberikan kepuasan kepada
pengguna maka seritifikasi ISO itu tidak ada gunanya. Dengan adanya sertifikasi
ISO ini tentunya perpustakaan akan selalu meningkatkan mutu pelayanan yang
berorientasi pada kepuasan pelanggan dan diharapkan pimpinan serta semua
karyawan selalu berusaha meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan perbaikan
secara terus menerus dan berkelanjutan.Saat ini di Indonesia telah banyak perpustakaan
yang sudah menjaminkan mutunya dengan standard internasional, diharapkan
kalimat menuju world calss university bukan hanya dalam impian. ”
Good is not enough if better is possible” , demikian slogan motivasi yang harus
kitayakini bersama. Apabila penjaminan mutu secara internal semakin baik maka
perguruan tinggi tidak akan mendapatkan kesulitan untuk memenuhi ukuran
penjaminan mutu yang ditetapkan secara eksternal, atau bahkan menjadi A
World Class Library untuk A World Class University. (RIAH’S
BLOG 2011)
Daftar
Pustaka
http://riah.staff.uns.ac.id/2011/09/29/menuju-layanan-perpustakaan-berbasis-iso-layanan-perpustakaan-pt/, accessed May 10, 2016.
http://id.wikipedia.org/wiki/ISO_9000akses
5 Maret 2011
Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar